Widgets de l’opportunité

Comment accéder aux outils de l’opportunité?

1. Les widgets disponibles dans le dossier d’achat sont affichés à gauche de l’écran. Il y a des comptoirs devant le nom de chaque widget.
2. Pour des appels d’offres publiques pour lesquels le fournisseur n’a pas encore marqué son intérêt, il n’y aura que le widget « Détail ». Une fois que l’intérêt soit marqué la page d’accueil du dossier deviendra « Activité principale ».
3. Quand l’appel d’offres est une opportunité (c’est à dire, le résultat d’un intérêt ou une invitation directe), le système affichera les widgets selon son état.

Vous trouverez les widgets suivants dans le dossier de l’opportunité:

• Activité principale
• Détail
• Messages
• Tâches
• Offres et compétiteurs
• Avenants
• Reçus
• Événements
• Avis de négociation

En appuyant chaque widget, l’information correspondante sera affichée à la droite sans quitter le dossier de l’opportunité.  Désormais tous les renseignements concernant l’opportunité seront disponibles dans la même page. Les détails de chaque widget seront présentés ci-dessous.

Widget « Activité principale »

Ici vous trouverez une vue d’ensemble de l’opportunité avec les informations principales, les dates et les étapes suivantes.

Comment accéder au widget « Activité principale »? 

Ce widget sera présenté lorsque vous accédez à l’opportunité. Il sera le premier outil dans le menu latéral. Néanmoins, dans le cas où vous n’avez pas encore marqué votre intérêt, le premier et seul widget affiché sera « Détail ».

Comment gérer le widget « Activité principale »?

Lorsque vous accédez au widget vous trouvez différents onglets dedans :

• « Vue d’ensemble », qui permet au fournisseur de voir un résumé de l’appel d’offres et affiche nouveaux boutons, la barre chronologique et le calendrier de l’opportunité.
• « Offres », où le fournisseur peut créer, voir et soumettre ses offres.
• « Enchères », où le fournisseur peut voir les enchères créées dans l’appel d’offres. Cet onglet ne s’affiche que quand l’acheteur définisse lors de la création de l’appel d’offres qu’il y aura des enchères ou quand la procédure elle-même est du type enchères électroniques.
• « Contrats », quand le fournisseur peut voir les contrats créés dans l’appel d’offres.

NOTE: Vous trouverez une description plus détaillée de chaque onglet dans le manuel « Dossier de l’opportunité ».

Exemple le widget « Activité principal » permet au fournisseur de créer une offre, voir la liste de soumissionnaires, la liste des offres et ses contrats.

Widget « Détail »

Dans ce widget vous pourrez voir les informations générales de l’opportunité.

Comment gérer le widget « Détail »?

Ici vous trouverez un aperçu de l’opportunité: résumé, planning, questionnaire, évaluation, documents contractuels et messages publiques. Le système affichera un bouton appelé « Afficher les détails de l’avis de marché » qui vous redirigera vers l’avis de marché où vous trouverez toutes les informations concernant l’appel d’offres.

Widget « Messages »

Le widget « Messages » fonctionne comme un système de communication intégré sur la plateforme. Il est possible de créer des messages, télécharger des pièces jointes, voir des reçus des message, rechercher par messages et/ou marquer les plus importants.

Comment gérer le widget « Messages »?

Pour créer un message, appuyez le bouton « Créer message » à côté du moteur de recherche simple/avancée. Le système vous demandera de remplir plusieurs champs.

Quand le message est sous la forme de brouillon, vous trouverez les boutons:

• « Supprimer », en vous permettant de supprimer le message.
• « Sauvegarder » pour sauvegarder le message.
• « Signer », selon les cas.
• « Envoyer », toujours actif, sauf quand il est obligatoire de signer le message (le bouton deviendra actif après la signature).

Il est possible de voir le reçu du message en appuyant le bouton « Voir reçu ». Le système génère automatiquement un reçu chaque fois que le fournisseur envoie un message.

Vous aurez l’option de créer une nouvelle tâche liée au message pour tous les messages qui vous recevez. Cette nouvelle option sera disponible en appuyant l’icône des trois points dedans chaque message ou sur le tableau des messages.

Quand vous créez des tâches à partir d’un message le système ouvrira un tiroir avec les mêmes champs affichés quand vous créez d’autres tâches.

Comment gérer tous les messages concernant une opportunité?

Dedans le widget des messages vous pourrez rechercher des messages dans le moteur de recherche simple e/ou avancée affiché dans différents onglets pour mieux les organiser.

Les onglets disponibles sont:

• Boîte de réception: liste de tous les messages.
• Envoyés: liste de tous les messages envoyés.
• Brouillon: tous les messages sous la forme de brouillon.
• Importants: tous les messages qui vous avez marqué en tant qu’important en appuyant le drapeau.

NOTE: L’information dans chaque onglet dépendra de la vue (« À moi » ou « Tous »).

Vous pouvez placer les messages plus importants dans un onglet différent en appuyant l’icône du drapeau. L’icône deviendra rouge et le(s) message(s) seront affichés dans les onglets « Boîte de réception » et « Importants ».

Il est possible de marquer des messages comme lus/non-lus, ce qui permet au fournisseur de marquer un message déjà lu comme non-lu. Une bulle rouge dans l’onglet « Boîte de réception » affichera le nombre de messages non-lus.

Widget « Tâches »

Ici vous trouverez toutes les tâches associées à l’opportunité. Il est possible de voir leurs détails, de les réaffecter, éditer ou supprimer. Ce widget ne sera disponible pour des fournisseurs avec l’abonnement Universal.

Comment accéder au widget « Tâches »?

Le widget sera présenté lorsque vous accédez à l’opportunité. Il sera un des outils dans le menu latéral.

Dans ce widget vous pourrez accéder à toutes les informations concernant les tâches de l’opportunité sur un tableau. Il y aura une bulle rouge avec le nombre de tâches en retard et un comptoir avec le nombre de tâches du jour. Il y aura aussi un autre comptoir avec le nombre total de tâches de l’opportunité.

Dans ce widget il y aura trois onglets en haut de la page, selon le filtre « À moi » ou « Toutes »:

• Ouvertes: Liste de toutes les tâches avec l’état « ouvert ».
• Toutes: Liste de toutes les tâches de l’appel d’offres.
• Terminées: Liste de toutes les tâches déjà terminées.

Le moteur de recherche simple et avancée sera en dessous des onglets. Vous trouverez deux boutons sur le côté droit de la page:

• Terminer: Ce bouton vous permettra de compléter vos tâches directement sur le widget sans avoir besoin d’accéder aux détails. Il sera possible de réouvrir et exécuter d’autres actions (comme par exemple réaffecter des tâches) après avoir cliqué sur le bouton. Ce bouton deviendra actif seulement quand il y en a au moins une tâche sélectionnée.
• Supprimer: Après la suppression d’une tâche il ne sera pas possible de la voir. L’utilisateur ne pourra supprimer que des tâches créées par lui-même. Ce bouton deviendra actif seulement quand il y en a au moins une tâche sélectionnée.
• Vous pourrez créer des tâches associées à l’opportunité en appuyant le bouton « Créer tâche ».

 

Widget « Reçus »

Les reçus seront différents selon le type d’action. Dans ce widget vous pourrez voir les suivants détails:

• Date des actions et les documents correspondants;
• Signatures;
• Horodatages.

Comment accéder au widget « Reçus »?

Le widget sera présenté lorsque vous accédez à l’opportunité. Il sera un des outils dans le menu latéral. Il y aura un comptoir devant le nom du widget avec le nombre total de reçus.

Comment gérer au widget « Reçus »?

Vous trouverez en haut de la page un moteur de recherche où vous pourrez rechercher des reçus par type, type d’événement ou date de création.

Le widget aura un tableau avec les colonnes:

• Type;
• Type d’événement;
• Date;
• Créé par;
• Description du document.

Vous pourrez accéder au détail du reçu en appuyant le bouton « Détail » correspondant. Il y aura aussi une nouvelle option pour accéder à l’objet qui l’a déclenché (messages, rapports finaux, rapports préliminaires).

Pour des reçus avec des pièces jointes le système affichera le bouton « Exporter » en vous permettant de les télécharger. Le champ « Date de téléchargement » indiquera la date dont les pièces jointes ont été téléchargées.

Quand vous appuyez le bouton « Exporter » un modal sera affiché pour que vous puissiez saisir le nom de du dossier zip à exporter.

Widget « Événements »

Les actions prises dans l’opportunité sont affichées dans ce widget. Il sera possible de rechercher et d’exporter des événements concernant les reçus et leurs objets.

Pour simplifier la recherche (simple ou avancée), chaque événement a le reçu correspondant et les objets associés.

Comment accéder au widget « Événements »?

Le widget sera présenté lorsque vous accédez à l’opportunité. Il sera un des outils dans le menu latéral. Il y aura un comptoir devant le nom du widget avec le nombre total d’événements.

Comment gérer le widget « Événements »?

Vous pourrez rechercher les événements dans le moteur de recherche simple ou avancée.

Vous trouverez à côté du moteur de recherche le bouton « Exporter », qui vous permet d’exporter la liste d’événements au format Excel.

Widget « Avenants »

Ici vous trouverez tous les avenants apportés à l’appel d’offres. Vous pourrez voir la date de chaque avenant.

Comment accéder au widget « Avenants »?

Le widget sera présenté lorsque vous accédez à l’opportunité. Il sera un des outils dans le menu latéral.

Dans ce widget vous trouverez des informations concernant chaque avenant apporté par l’acheteur. Il y aura un comptoir devant le nom du widget avec le nombre total d’avenants. L’icône d’alerte est affichée au côté du nombre d’avenants quand il y en a des avenants publiés.

Comment gérer le widget « Avenants »?

Le widget affichera un tableau avec des informations concernant chaque avenant:

• Type: Type d’avenant. Il y a deux types, Dates (changement de dates uniquement) et Général (autres types de modification concernant des documents, le questionnaire, les informations généralles, etc).
• Date: Date de publication de l’avenant.
• Raison: Raison pour la création d’un avenant.
• Détail: Ce lien ouvrira le détail des modifications apportées par l’avenant. Il ouvrira une page avec le registre des changements.

Widget « Avis de négociation »

Ici vous trouverez les détails des rondes de négociation publiées par l’acheteur. Ce widget ne sera affiché que pour des appels d’offres avec négociation et seulement après la publication de la première ronde.

Comment gérer le widget « Avis de négociation »?

Lorsqu’une ronde de négociation soit publiée, le fournisseur pourra voir ses détails dans ce widget. Il sera possible de les voir en appuyant le bouton « Détail ». L’icône trois points permettra au fournisseur de voir les offres soumises.

Widget « Offres et compétiteurs »

Ici vous verrez la liste de compétiteurs et les offres soumises (si applicable, selon vos rôles et le type d’appel d’offres).

Comment accéder au widget « Offres et compétiteurs »?

Le widget sera présenté lorsque vous accédez à l’opportunité. Il sera un des outils dans le menu latéral.

Comment gérer le widget « Offres et compétiteurs »?

Lorsque l’acheteur publie la liste des offres et/ou la liste des soumissionnaires un nouveau widget sera affiché dans le dossier de l’opportunité avec les informations concernant les compétiteurs et les offres.

Le fournisseur pourra télécharger en format PDF les informations d’un compétiteur particulier en appuyant l’icône  ou voir les détails des offres en appuyant le bouton « Détail ».

Le bouton « Exporter » vous permettra d’exporter en format Excel un fichier avec tous les renseignements du widget.

L’icône trois points affichera l’option pour voir la carte de visite des autres fournisseurs et le reçu de leurs offres.