Gestionnaire d’opportunités

Le gestionnaire des opportunités est un des éléments qui subira des changements à propos de l’organisation et du design. Pour le rendre plus intuitif pour tous les utilisateurs, il aura une nouvelle mise en page et nouvelles fonctionnalités.

Ce gestionnaire est similaire à ce du côté acheteur. Le prochain chapitre explique les plusieurs façons d’accéder au gestionnaire d’opportunités.

Comment accéder au gestionnaire d’opportunités?

Il y a trois façons d’accéder au gestionnaire d’opportunités à partir des options du menu latéral:
1) Sélectionnez l’option « Actions rapides » et choisissez « Gérer opportunités » dans le menu déroulant;

2) Sélectionnez l’option « Opportunités »;

3) Sélectionnez l’option « Gestionnaire de ventes » et choisissez « Opportunités » dans le menu déroulant.

Est-ce qu’il s’agit de votre premier accès à la plateforme?

Dans le cas où il s’agit de votre premier accès à la plateforme en tant que fournisseur et qu’il n’ait pas d’opportunités pour votre entreprise, le système affichera une page avec le message « Prêt(e) à commencer ? » et les boutons:

« Rechercher opportunités publiques »: l’utilisateur est redirigé vers l’onglet « Publiques », où vous pouvez trouver des opportunités et commencer à créer des offres;
« Créer catégorie » : l’utilisateur est redirigé vers la page de configuration des intérêts dans les Réglages entreprise.

Filtres

En haut de la page, le fournisseur aura les options « À moi » et « Toutes » pour filtrer les opportunités affichées dans les dossiers. Ces filtres ne s’appliquent que dans l’onglet « Avec intérêt ».

Filtre « À moi »: Liste de toutes les opportunités dont l’utilisateur est le propriétaire (celles pour lesquelles l’utilisateur a marqué son intérêt);
Filtre « Toutes »: Liste de toutes les opportunités de l’entreprise (celles pour lesquelles l’utilisateur lui-même et tous les utilisateurs de son entreprise ont marqué son intérêt).

NOTE: L’utilisateur peut choisir l’option par défaut en cliquant sur l’icône « Réglages » à côté de ces deux filtres.

Onglets

Il y aura trois onglets dans le gestionnaire d’opportunités qui classeront les opportunités par:

1) Onglet « Avec intérêt »: Cet onglet affiche les opportunités pour lesquelles l’utilisateur a déjà marqué son intérêt. Vous pouvez trouver les informations plus pertinentes de chaque opportunité, comme par exemple la référence, son état, la date de publication, entre autres);

2) Onglet « Prospects »: Ici l’utilisateur trouvera appels d’offres restreintes et publiques qui matchent la catégorisation de son entreprise et qui peuvent l’intéresser. Ces prospects peuvent résulter de l’intérêt du fournisseur ou d’une invitation directe envoyée par l’acheteur;

3) Onglet « Publiques »: Cet onglet affichera les appels d’offres publiques qui seront classes d’après les règles présentées dessous.

NOTE: Pour des informations supplémentaires, le fournisseur peut appuyer l’icône pour retrouver une explication de la signification de chaque onglet.

Quand les utilisateurs accèdent ao gestionnaire d’opportunités, le bouton « Gérer mes intérêts (catégorisation) » sera affiché dans le coin supérieur droit. En l’appuyant l’utilisateur est redirigé vers la page de gestion des abonnements intérêt dans les réglages entreprise, où les catégories d’intérêt peuvent être définies.

1. Onglet « Avec intérêt »

Il y aura un comptoir devant le nom de chaque dossier avec le nombre d’opportunités correspondant.

Vous pourrez rechercher et filtrer les opportunités dont vous êtes intéressé(e) au-dessus des onglets, en haut de la liste des opportunités. En utilisant la « Recherche simple », vous pourrez rechercher par référence, titre, description ou nom de l’acheteur. Dans la « Recherche avancée » il y aura plusieurs champs disponibles, tels que le type d’appel d’offres, la date de publication, entre autres.

Il y aura la possibilité d’exporter au format Excel la liste d’opportunités dont le fournisseur est intéressé en appuyant le bouton « Exporter ».

Quand un fournisseur manifeste son intérêt dans une opportunité, elle devient visible dans les plusieurs dossiers, d’après son état. Les opportunités seront affichées dans les suivants dossiers:

En cours: Toutes les opportunités, sauf pour celles affichées dans le dossier « Archivées »;
Offres en édition: Liste de toutes les opportunités qui ont au moins une offre en brouillon qui n’a pas été soumise, à condition que les opportunités ne soient pas « Expirées » ou « Annulées »;
Répondues: Opportunités pour lesquelles une offre a été déjà soumise;
Suspendues: Opportunités qui ont été suspendues;
En cours d'analyse: Opportunités qui sont en train d’être analysées par l’acheteur, c’est-à-dire, dont la date limite pour soumission d’offres a été atteinte;
Attribuées: Liste de toutes les opportunités qui ont été attribuées au fournisseur;
Perdues: Opportunités qui ont été attribuées à un autre fournisseur.
Archivées: Le système affiche deux autres dossiers:

Expirées: Opportunités qui ont expiré. Le dossier n’affichera que les opportunités expirées dont le fournisseur a marqué son intérêt;
Annulées: Opportunités qui l’acheteur a annulé. Le dossier n’affichera que les opportunités annulées dont le fournisseur a marqué son intérêt.

Les fournisseurs pourront aussi créer ses propres dossiers, avec ou sans filtres. Pour les créer, il faudra appuyer le bouton Créer dossier (au-dessous des dossiers principaux) et remplir les plusieurs champs présentés dans le tiroir qui s’affichera ensuite.

Dans le cas où l’utilisateur choisit quelques filtres, le système créera un dossier avec ces filtres appliqués et affichera automatiquement les opportunités qui leur correspondent. Si l’utilisateur n’applique aucun filtre, le système créera un dossier sans opportunités et il faudra que l’utilisateur déplace les opportunités vers ce dossier manuellement en sélectionnant l’opportunité et cochant l’option « Ajouter au dossier ».

Les dossiers créés seront listés en dessous de l’option « Créer dossier » et triés du plus au moins récent.

Chaque dossier aura les suivantes options en cliquant sur le bouton droit de la souris:

« Éditer »: Cette option ne sera disponible que pour les dossiers qui ont été créés avec des filtres. L’utilisateur pourra éditer toute les informations et le système devra mettre à jour le dossier selon ces changements. Le dossier ne pourra étre édité que par l’utilisateur que l’a créé;
« Dupliquer »: Ce bouton créera un nouveau dossier avec les mêmes définitions que l’original avec le titre traduisible « Copie » devant le nom;
« Supprimer »: Cette option supprimera le dossier, mais toutes les opportunités seront encore disponibles dans les dossiers par défaut selon leur état.

En cliquant avec le bouton droit de la souris sur une opportunité dans la liste, le système affichera les suivantes options:

Voir détail;
Je ne suis pas intéressé(e);
Ajouter au dossier (si l’utilisateur a créé un dossier);
Supprimer du dossier (si elle a été ajoutée à un dossier créé par l’utilisateur);
Ouvrir dans un nouvel onglet;
Ouvrir dans une nouvelle fenêtre.

2. Onglet « Prospects »

Les opportunités présentées dans l’onglet « Prospects » seront organisés d’après les suivants filtres:

Toutes: Lites de toutes les opportunités reçus par l’entreprise, même celles qui l’acheteur ait annulé entre-temps;
Par catégorie: Liste de toutes les opportunités qui correspondent au profil de l’entreprise;
Invitations directes: Liste de toutes les opportunités pour lesquelles l’entreprise a été directement invitée;
Rejetées: Liste de toutes les opportunités pour lesquelles le fournisseur a marqué « Non intéressé(e) » ou a annulé son intérêt;
Expirées: Liste de toutes les opportunités qui ont expiré;
Favories: Liste de toutes les opportunités qui ont été marqué pour suivi (icône drapeau rouge).

Il y a devant le nom de quelques filtres un comptoir avec le nombre de nouvelles opportunités dans chaque dossier.

Quand il y a des opportunités à lister, le système affichera une section pour chaque recherche/filtre en haut de la liste d’opportunités. Au-dessous des onglets il y aura une section pour recherche simple et avancée.

Au coin supérieur droit de chaque onglet, au-dessous du moteur de recherche, vous pourrez sélectionner la façon d’afficher l’information: « Liste » ou « Tableau ».

En cliquant avec le bouton droit de la souris sur une opportunité dans la liste, le système affichera les suivantes options:

Voir détail;
Je suis intéressé(e) (si le fournisseur a été invité directement et n’a pas encore marqué son intérêt);
Je ne suis pas intéressé(e) (si le fournisseur a été invité directement);
Ouvrir dans un nouvel onglet;
Ouvrir dans une nouvelle fenêtre.

Quand vous sélectionnez une de ces options, l’utilisateur sera redirigé vers le dossier de l’opportunité correspondant.

3. Onglet « Publiques »

Les avis de marché affichés dans l’onglet « Publiques » (opportunités publiques) seront organisés d’après les suivants filtres:

Publiées en dernier: Liste de tous les avis de marché classés par date de publication (du plus récent au plus ancien);
Seulement de mon pays: Liste de tous les avis de marché publiés par un acheteur du même pays que le fournisseur;
Appel d'offres ouverts: Liste de tous les avis de marché pour lesquels la date limite pour soumission d’offres n’a pas été atteinte (classés de la date pour soumission d’offres la plus proche à la plus éloignée);
Dernier appel: Liste de tous les avis de marchés pour lesquels la date de soumission d’offres se situe dans une semaine (7 jours jusqu’à la date limite);
Favouries: Listes de tous les avis de marché qui ont été marqués pour suivi.

Il y aura devant le nom de quelques filtres un comptoir avec le nombre de nouvelles opportunités dans chaque dossier.

Quand il n’y a pas d’avis de marché à afficher, le fournisseur pourra rechercher des opportunités en utilisant les filtres en dessous des onglets ou la section pour recherche simple et avancée.

Au coin supérieur droit de chaque onglet, au-dessous du moteur de recherche, vous pourrez sélectionner la façon d’afficher l’information: « Liste » ou « Tableau ».

En cliquant avec le bouton droit de la souris sur une opportunité dans la liste, le système affichera les suivantes options:

Voir détail;
Je suis intéressé(e);
Je ne suis pas intéressé(e);
Ouvrir dans un nouvel onglet;
Ouvrir dans une nouvelle fenêtre.

Quand vous sélectionnez une de ces options, l’utilisateur sera redirigé vers l’avis de marché correspondant.